Datenschutzerklärung

Stand: 10.10.2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website und bei der Kontaktaufnahme mit uns verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

BMS Solution GmbH

Jan-Weber-Straße 7

27726 Worpswede

Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer: Benjamin Schmidt, Reinhold Günther

Telefon: 0174 2306090

E-Mail: bms@bms-solutions-gmbh.com

Handelsregister: Amtsgericht Walsrode, HRB 213638

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannten Kontaktdaten.

3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

3.1 Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine der folgenden Rechtsgrundlagen vorliegt:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sie haben uns Ihre Einwilligung für einen bestimmten Zweck erteilt. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich, zum Beispiel handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte überwiegen. Welches berechtigte Interesse wir jeweils verfolgen, geben wir bei der jeweiligen Verarbeitung an.

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und den Zugriff darauf (zum Beispiel Cookies) gilt zusätzlich § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Danach ist grundsätzlich Ihre Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 1 TDDDG), es sei denn, die Speicherung oder der Zugriff ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3.2 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich erlaubt ist. Soweit wir Dienstleister einsetzen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (zum Beispiel Hosting), haben wir mit ihnen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Diese Dienstleister dürfen die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten.

3.3 Übermittlung in Drittländer

Beim Besuch unserer Website werden keine personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt. Eine Übermittlung in Drittländer, insbesondere in die USA, kann nur stattfinden, wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren (siehe Ziffer 7.3). Sie erfolgt dann an Empfänger, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO). Zu unserem Auftritt auf Instagram siehe Ziffer 8a. Außerdem kann beim Einsatz unseres KI-Assistenten eine Verarbeitung in den USA stattfinden (siehe Ziffer 7.4).

3.4 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir die Daten oder schränken ihre Verarbeitung ein, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Solche Pflichten ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung: Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind 10 Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege wie Rechnungen 8 Jahre, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

4. Hosting und Bereitstellung der Website

4.1 Hosting bei IONOS

Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet. Wir haben mit IONOS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

4.2 Server-Logdateien

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Hoster automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem
• übertragene Datenmenge und Statuscode

Diese Daten sind technisch erforderlich, um Ihnen die Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten, etwa zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webangebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdateien werden nach Ablauf der kurzen, vom Hoster vorgesehenen Speicherfrist automatisch gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

4.3 SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.

5. Cookies und Tracking

Unsere Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen, die nicht unbedingt erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

6. Schriftarten

Die auf unserer Website verwendeten Schriftarten (Hanken Grotesk und JetBrains Mono) sind lokal eingebunden. Sie werden direkt von unserem Server bei IONOS geladen. Eine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern findet dabei nicht statt.

7. Kontaktaufnahme

7.1 E-Mail, Telefon und Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular auf unserer Website kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (zum Beispiel Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Pflichtfelder in Formularen sind gekennzeichnet.

Unsere E-Mail-Postfächer werden von der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung betrieben. Das Anfrageformular auf unserer Website speichert und versendet selbst keine Daten: Beim Absenden öffnet sich Ihr E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht, die Sie selbst an uns abschicken. Erst dann erhalten wir Ihre Angaben per E-Mail.

Betrifft Ihre Anfrage den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen anderen Fällen stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation zu erwarten ist, spätestens nach 12 Monaten, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen (etwa wenn aus der Anfrage ein Vertrag entsteht).

7.2 Online-Terminbuchung

Über unsere Website können Sie einen Gesprächstermin buchen. Hierfür nutzen wir die Kalenderfunktion unserer eigenen Nextcloud-Installation unter next.diepalettencity.com. Sie wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in der Europäischen Union betrieben. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Verarbeitet werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der gewählte Termin sowie gegebenenfalls eine Nachricht. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Terminorganisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Termindaten löschen wir 6 Monate nach dem Termin, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht.

7.3 WhatsApp

Sie können mit uns über WhatsApp kommunizieren. Anbieter für Nutzer in der EU ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wir nutzen hierfür die App „WhatsApp Business“.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren WhatsApp-Profilnamen und den Inhalt der Kommunikation, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Kommunikation auf dem von Ihnen gewählten Kanal (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Inhalte der Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. WhatsApp verarbeitet jedoch in eigener Verantwortung Metadaten (zum Beispiel wer wann mit wem kommuniziert) und kann diese mit anderen Unternehmen der Meta-Gruppe teilen, auch in den USA. Die Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Auf diese Verarbeitung durch WhatsApp haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Wenn Sie dies vermeiden möchten, nutzen Sie bitte E-Mail oder Telefon. Nachrichten löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

7.4 Einsatz eines KI-Assistenten (Claude)

Zur Unterstützung bei der Bearbeitung von Anfragen, bei der Erstellung und Prüfung von Dokumenten sowie bei internen Arbeitsabläufen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen (Ziffer 9) nutzen wir den KI-Dienst „Claude“ der Anthropic Ireland, Limited, Irland, im Rahmen eines geschäftlichen Tarifs. Dabei können Angaben verarbeitet werden, die Sie uns übermittelt haben, etwa Name, Firma, Kontaktdaten sowie Inhalte von Anfragen, Nachrichten und Vertragsunterlagen.

Anthropic verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und darf sie nicht zum Training von KI-Modellen verwenden. Eine Verarbeitung durch die Anthropic, PBC oder weitere Unterauftragsverarbeiter in den USA ist möglich; Grundlage hierfür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Vertrags mit Anthropic sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen und Geschäftsvorgängen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Ergebnisse des KI-Dienstes werden von uns geprüft; Entscheidungen trifft stets ein Mensch. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Links zu sozialen Netzwerken und Bewertungsplattformen

Auf unserer Website finden Sie Links zu unseren Auftritten bei Facebook und Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland) sowie zu unseren Bewertungsprofilen bei Trustpilot (Trustpilot A/S, Pilestræde 58, 5. Stock, 1112 Kopenhagen K, Dänemark) und Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).

Es handelt sich um einfache Links. Beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übermittelt. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters, der dann in eigener Verantwortung Daten verarbeitet. Es gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

8a. Unser Auftritt auf Instagram

Wir betreiben ein Unternehmensprofil auf Instagram, einem Dienst der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Wenn Sie unser Profil besuchen oder mit unseren Beiträgen interagieren, verarbeitet Meta Ihre Daten in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzbestimmungen (https://privacycenter.instagram.com/policy). Eine Übermittlung an die Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich; diese ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Meta stellt uns zusammengefasste Statistiken zur Nutzung unseres Profils zur Verfügung, etwa Reichweite, Interaktionen und demografische Angaben, ohne dass wir dabei einzelne Personen identifizieren können. Für die Verarbeitung zur Erstellung dieser Statistiken sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die zwischen Meta und uns getroffenen Regelungen hierzu (Page Insights Controller Addendum) finden Sie unter https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum; danach übernimmt Meta die primäre Verantwortung für die Verarbeitung der Statistikdaten und für die Erfüllung Ihrer Betroffenenrechte. Wir können außerdem über Meta Anzeigen an Personen ausspielen lassen, die zuvor mit unserem Profil oder unseren Beiträgen interagiert haben. Auf unserer Website sind keine Meta-Dienste eingebunden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Präsentation unseres Unternehmens und der Ansprache von Interessenten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Rechte können Sie sowohl uns als auch Meta gegenüber geltend machen; Ihre Werbeeinstellungen können Sie in Ihrem Instagram-Konto verwalten.

Wenn Sie uns über Instagram Nachrichten senden oder unsere Beiträge kommentieren, verarbeiten wir Ihren Profilnamen und die Inhalte, um Ihr Anliegen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Interessenten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nachrichten löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Datenverarbeitung im Rahmen von Geschäftsbeziehungen

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und Dienstleistern verarbeiten wir die Kontakt- und Kommunikationsdaten der jeweiligen Ansprechpersonen (zum Beispiel Name, Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer) sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten.

Rechtsgrundlagen sind die Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sowie unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit den Ansprechpersonen unserer Geschäftspartner (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir speichern diese Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (siehe Ziffer 3.4).

10. Verarbeitung von Endkundendaten im Auftrag unserer Kunden

Im Rahmen unserer Fulfillment- und Logistikleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten der Endkunden unserer Auftraggeber (insbesondere Name, Lieferanschrift und gegebenenfalls Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für die Zustellung). Dies geschieht ausschließlich im Auftrag und nach Weisung unserer Auftraggeber auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher ist in diesem Fall der jeweilige Händler, bei dem die Bestellung aufgegeben wurde. Informationen zur Datenverarbeitung und zu Ihren Rechten erhalten Sie in dessen Datenschutzerklärung.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Einer Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

https://www.lfd.niedersachsen.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts oder Arbeitsplatzes wenden.

12. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne bestimmte Angaben können wir jedoch Ihre Anfrage nicht bearbeiten oder keinen Vertrag mit Ihnen schließen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.